Efficiënt beheer door onafhankelijke metingen en betrokken gebruikers

Technolution, het bedrijf achter het verkeersmanagementplatform MobiMaestro, is door de ontwikkelingen in de markt constant in beweging. Niet alleen door het constant veranderende verkeerslandschap, maar ook door nieuwe thema’s die zich aandienen en de wensen van klanten. “Belangrijke beheerthema’s en behoeftes veranderen, dus wij veranderen mee.”

Door: Joris Kaper 

Met MobiMaestro bedient Technolution Move het grootste deel van de Nederlandse markt op het gebied van verkeersmanagement. Dat die wereld aan verandering onderhevig is, weet het bedrijf maar al te goed. “De behoefte aan nieuwe functionaliteiten in applicaties blijft er altijd. Daarom is het efficiënt beheer van het platform zo belangrijk,” aldus Erik van Dijk, projectmanager bij Technolution Move. 

Onafhankelijke rapportages en metingen 

“Onafhankelijke rapportages helpen onze klanten. Beheerpartijen werken vaak met een eigen rapportage en definities. Maar klanten hebben ook behoefte aan een onafhankelijke rapportage, waarin bijvoorbeeld allerlei tijden worden gelogd. Dat is puur gedaan zodat er een onafhankelijk beeld kan worden geschetst, om te zien welke verbeteringen er mogelijk zijn. Daarmee verbeter je de efficiëntie.” 

“Dat is natuurlijk maar één voorbeeld van hoe we zo slim en efficiënt mogelijk gebruik maken van beheer,” aldus Henk den Breejen, senior business developer bij Technolution Move. “Dat doen we ook door goed te luisteren naar alle stakeholders. Dus niet alleen naar de eindgebruiker die de applicatie gebruikt. Er zijn meerdere stakeholders met elk hun eigen behoeften en ideeën over bijvoorbeeld nieuwe functionaliteiten. Iemand van functioneel beheer kijkt naar andere zaken dan iemand van technisch beheer. Het up-to-date houden van een applicatie is voor ons daardoor een doorlopend proces.” 

Een goed voorbeeld van een geslaagd project van Technolution Move is volgens Den Breejen de workflow module (ook wel de SLA-module genoemd) die gemaakt is voor de gezamenlijke opdrachtgevers Provincie Limburg en gemeentes Maastricht, Venlo en Roermond. “Dat is een onafhankelijke meting waarin de beheerpartij via een app kan bijhouden waar ze mee bezig zijn. Zijn ze aanrijdend, is de storing opgelost of wachten ze op onderdelen? Naderhand bespreekt de wegbeheerder deze informatie met de beheerpartij om te zien of en waar er eventueel efficiënter kan worden gewerkt.” 

Aanpassen aan de workflow 

“Overigens zijn alle stappen in deze module te configureren. Zo kunnen we de module ook toepassen bij een andere gemeente, maar zal deze qua functioneel beheer net even iets anders werken, omdat we deze aanpassen aan de specifieke werkprocessen.” 

Van Dijk: “Die standaardisatie is belangrijk, juist om ons product op andere plaatsen te kunnen toepassen. De verleiding ligt soms op de loer om met uitzonderingen te werken. Maar als je dat bij alle klanten doet, ontstaat een wildgroei aan uitzonderingen en dat wil je juist niet. Om het op de lange termijn vol te kunnen houden moet je dicht bij je standaarden blijven. Dat is niet altijd de snelste oplossing, maar wel de beste op lange termijn.” 

Dat die opzet werkt, maakt Van Dijk en Den Breejen trots. Van Dijk: “Het project met de ‘zuidelijke opdrachtgevers’ is succesvol, omdat we vanaf het begin met alle stakeholders om de tafel hebben gezeten. Daardoor hebben we met hun werkprocessen rekening kunnen houden en deze in de applicatie gebouwd, zodat het bij hun workflow aansluit. Doen we dat niet, dan zul je zien dat de applicatie niet wordt gebruikt. Op die manier weten wij wat iedereen belangrijk vindt en weten zij wat voor product ze krijgen.” 

“De projecten waar een enthousiaste groep gebruikers bij betrokken is, zijn de mooiste. Met deze gebruikers kan je je producten doorontwikkelen en blijven innoveren. Daarom is ook het contact met de eindgebruiker belangrijk en zitten we een paar keer per jaar met hen om de tafel. Wat vinden ze fijn en juist niet fijn werken? Dat wordt een steeds belangrijker deel van efficiënt beheer.” 

Veranderende thema’s 

Van Dijk: “De thema’s die tien jaar geleden speelden, zijn soms niet dezelfde als nu. Net zoals er over tien jaar weer andere belangrijke thema’s zijn. Denk bijvoorbeeld aan privacy. MobiMaestro is een applicatie waarin allerlei data wordt verwerkt. Het is dus logisch dat we de vraag krijgen welke informatie er allemaal in onze database zit. Bevat die ook privacygevoelige informatie? En wat valt daar precies onder? Dat is een juridisch vraagstuk waar we mee te maken hebben. Dus tijdens het bouwen van een technische applicatie verval je opeens in een privacy-discussie.” Ook Den Breejen ziet die veranderingen. “Door de jaren heen zijn er steeds meer thema’s bijgekomen waar je vroeger niet mee te maken had. Een functionaris gegevensbescherming zou zich vroeger nooit met verkeerslichten hebben beziggehouden.” 

“Dingen als informatiebeveiliging, AVG, screening van mensen die met het beheer moeten werken, VOG... De eisen worden zwaarder, maar dat is geen overdreven luxe. We worden steeds meer afhankelijk van automatische systemen waar we dagelijks gebruik van maken. We zijn dus constant bezig om ons product up-to-date te houden en zo te voldoen aan alle eisen die van een goede applicatie mogen worden verwacht.” 

Wordt alles dan ingewikkelder? 

“Nee hoor,” aldus Den Breejen, “zeker niet. Efficiënt beheer betekent ook het ontzorgen van klanten. Zij geven steeds meer uit handen. Waar klanten vroeger voor bijna elke klus een andere partij hadden of iets zelf deden, werken zij steeds minder op die manier. Door het ontzorgen van klanten nemen wij de verantwoordelijkheid op ons van bijvoorbeeld de hosting voor een applicatie waarmee zij gaan werken. Ontzorging is naast privacy ook een thema dat de laatste jaren enorm belangrijk is geworden. Wij kunnen daardoor weer sneller en makkelijker bij die systemen mocht er iets misgaan en ook dat verbetert de efficiëntie.”