Vialis en gemeente Rotterdam sluiten ‘uniek onderhoudscontract’

Vialis verzorgt de komende vijftien jaar het beheer en onderhoud van de Maastunnel, samen met de gemeente Rotterdam. Juist die samenwerking en de lange duur van de overeenkomst maken het beheercontract een opvallende uitzondering in de markt, waarbij sprake is van vaste afspraken en korte lijntjes.  “Vaak is het spel tussen opdrachtgever en aannemer juist gebaseerd op wantrouwen”, stelt Rem de Tender, assetmanager bij de gemeente. “Hier is dat anders geregeld.”

Het team van zowel de gemeente als Vialis werkt nauw met elkaar samen. Het is dan ook niet in één oogopslag duidelijk wie nou precies bij welke ‘club’ hoort. “En dat is precies de bedoeling”, vertelt Paulette Dicker, contractmanager beheerteamfase en aanbesteding bij de gemeente Rotterdam. “Samen zijn we tot deze vorm gegroeid.”

In plaats van een duidelijk hiërarchische opdrachtgever-opdrachtnemer dynamiek, kiezen de partijen voor een gelijkwaardigheidsrelatie gebaseerd op openheid en vertrouwen.

Tweefasencontract

Het contract bestaat uit twee fasen, waarvan de tweede langjarige fase in 2023 is ingegaan. “De eerste fase was bedoeld om elkaar te leren kennen en goed voorbereid de tweede fase in te gaan, het langjarig beheer- en onderhoudsgedeelte van de Maastunnel.”

Op basis van vertrouwen

Een paar zaken maken het contract uniek. Om te beginnen de samenwerking op basis van vertrouwen. “De gemeente vertrouwt erop dat wij ons werk goed doen, en we werken hier in de overtuiging dat we dit samen moeten doen. Dus geen enorme specificaties en nota’s voor meerwerk, maar vaste afspraken en korte lijntjes”, vertelt Daniël Jaarsveld, servicecoördinator bij Vialis.
“Vaak is het spel tussen opdrachtgever en aannemer juist gebaseerd op wantrouwen”, stelt Rem de Tender, assetmanager bij de gemeente. “En de aannemer is dan genoodzaakt om grote veiligheidsmarges in offertes in te bouwen, om te voorkomen dat hij zelf er het schip mee ingaat. Hier is dat heel anders geregeld.”

Lange trajectduur

Ook een unicum is de lange duur van het traject, vijftien tot twintig jaar. “Dat is spannend, want zo ver in de toekomst kun je niet kijken”, weet Wim van Sorge, manager beheer en onderhoud bij Vialis. “Dat risico beheersen we samen door elk jaar samen te kijken naar wat het jaar erop nodig is. We maken daarover afspraken en inschattingen en baseren daarop ook de prijs die ook steeds voor een jaar wordt vastgesteld. Op deze manier kunnen we  tijdig bijsturen als dingen toch anders uitpakken en blijven we doen wat echt nodig is. Toch is de lange duur van het contract ook voor ons nieuw.”

De Tender: “De lange duur maakt het ook politiek spannend, want je sluit contracten af die veel verder doorlopen dan de periode dat de gemeenteraad zit.”

Samen werken

Beide partijen hebben het volste vertrouwen in de toekomst. “Omdat we niet voor elk boutje of moertje een factuur krijgen en ook niet voor elke monteur die ergens iets op moet lossen toestemming nodig hebben van de opdrachtgever, verwachten we een soepele samenwerking.”

De samenwerking is gericht op kennisbehoud en samen ontwikkelen van het project. “We hebben het dan niet alleen over samenwerken, maar ook echt over samen wérken”, vertelt Dicker. “Daar kiezen we bewust voor – samenwerken klinkt heel abstract, maar samen wérken, dus ook echt samen het werk doen, dekt de lading beter. We werken echt samen, niet alleen op papier, maar ook in de dagelijkse praktijk. Dat uit zich ook in een prachtige werklocatie in het ventilatiegebouw van de Maastunnel, waar beide partijen werkplekken hebben.”

Honderdjarig bestaan

Het startsein voor de samenwerking werd vorig jaar gegeven. Arno van Prooijen, directeur Stadsbeheer, vertelde toen dat wanneer de overeenkomst volledig uitgediend wordt, we samen het honderdjarig bestaan van de Maastunnel gaan vieren. Het is zeer waarschijnlijk dat niemand uit het huidige Beheerteam MTC daarbij betrokken is.

Om dit toekomstig historisch besef te benadrukken kreeg het beheerteam een houten langsdoorsnede van de tunnel cadeau, opgebouwd uit 21 stukken. Voor elk jaar één plus de eerste fase van de overeenkomt. De bedoeling is dat elk jaar iedereen die dat jaar heeft meegewerkt aan de onderhoudsovereenkomst, zijn naam op één van de stukken schrijft. Zo ontstaat er een zichtbare geschiedschrijving.